Novinky

Kedy neuvažovať o Enterprise Content Management?

07.12.2007

Kedy neuvažovať o Enterprise Content Management?

AUTOR: JÁN RAČKO, Vedúci oddelenia ECM, DATALAN
IT SYSTEMS 12/2007

Často podceňovaným zdrojom informácií vo firme sú dáta. Dáta sú však informáciou len vtedy, ak ich máme v správny čas k dispozícií. Enterprise Content Management (ECM) riešenia sú možnosťou, ako natrvalo získať prehľad vo všetkých typoch záznamov a využívať tak informácie z firemnej dokumentácie.

Spracovanie fyzických dokumentov – viete koľko Vás stojí tento luxus?
Typickým príkladom pomalej práce s dokumentmi je proces likvidácie došlých faktúr. Podľa štúdie spoločnosti Gartner nás spracovanie jednej faktúry stojí v stredne veľkej firme 30 Euro. Faktúra putuje z ekonomického oddelenia, kde bola zaevidovaná, na schválenie objednávateľovi. Obsah dokumentu ďalej schvaľujú manažéri zodpovední za nákup, vedúci oddelení a finančný manažér. Faktúra sa na záver vráti naspať do ekonomického oddelenia, kde je zaúčtovaná a zaradená do úhrad.

Ďalšie papierové dokumenty v číslach:

  • Priemerný čas na vyhľadanie a založenie dokumentu je 10 minút (Gartner)
  • Kartotékový archív stojí firmu okolo 17 000 Euro a jeho ročná prevádzka 14 000 Euro (Gartner)

Pri administratívnych činnostiach:

  • Sa stratí 1 z 20 dokumentov (Gartner)
  • Priemerný pracovník stratí až 8,5 hodiny týždenne, pretože sa z rôznych dôvodov musí „hrabať v papieroch” (Gartner)

Kto je typickým kandidátom na ECM riešenie?
„Drahé“ dokumenty nájdeme vo firme na každom oddelení. Najčastejšie odporúčame riešiť prostredníctvom ECM systémov správu týchto dokumentov:

  • Faktúry
  • Objednávky
  • Zmluvy
  • Sťažnosti a reklamácie
  • Žiadosti a registrácie
  • Formuláre
  • Dennú poštu
  • ISO dokumentáciu
  • Fotodokumentáciu
  • Emaily a faxy
  • Dokumentáciu v neštandardných formátoch (video sekvencie, zvukové záznamy a pod.)

Kedy ECM riešenie skutočne využijete?
Firmy sa rozhodnú pre zavedenie ECM systému, pretože chcú zefektívniť prácu s dokumentmi. Vhodné ECM riešenia vytvoria natrvalo poriadok v celej dokumentácií a prehľad v spracovaní jednotlivých typov dokumentov. Kedy má zmysel uvažovať o investícii do ECM riešení? Tu je niekoľko dôvodov:

1. Denne spracujete a archivujete veľké množstvo papierových dokumentov – napríklad zákaznícke zmluvy a registrácie
2. Spracovanie dokumentov je pomalé a neprehľadné – napríklad pripomienkovanie a schválenie zákazníckej zmluvy. Pracujete s viacerými verziami zmlúv a nemáte prehľad o aktuálnej verzii.
3. Prístup k dokumentom je nedostatočný pre rôzne oddelenia, alebo naopak, príliš benevolentný – dôležité najmä v prípade dokumentov s dôverným obsahom.
4. Pracovníci si nezdieľajú informácie, každý pracuje s vlastnou verziou dokumentu. Dokument často tvorí a pripomienkuje viacero ľudí, ktorým potrebujeme zabezpečiť on-line spoluprácu (napríklad príprava zákazníckej ponuky)
5. Vyhľadať dokument alebo informáciu z jeho obsahu vám zaberie viac ako 10 minút.
6. Prístup k aktuálnym verziám dokumentov potrebujete zabezpečiť aj pre pobočky.
7. Dokumenty sú zbytočne kopírované, alebo preposielané emailom vo veľkých súboroch.
8. Firma musí preukázať riadenie dokumentácie (napr. Manažment kvality podľa ISO)
9. Dokumenty musíte zo zákona archivovať a zabezpečiť prístup k nim.

ECM nie je liek na všetko. Čo nečakať od ECM riešení?
Elektronické dokumenty, alebo iné formy neštruktúrovaných informácií sa nachádzajú všade okolo nás. Každá firma má v súčasnosti implementovaný nejaký systém, ktorý rieši ich základné požiadavky, ako napr. ERP systémy, CRM, výroba ap. Ide o systémy, ktoré pokrývajú správu informácií štruktúrovaného charakteru. Väčším problémom sa však v súčasnosti stávajú práve tie informácie, ktoré sú povahy neštruktúrovanej. Paradoxom je, že len 3% podnikových systémov dokáže pracovať s neštruktúrovanými informáciami (elektronické dokumenty, emaily, faxy, ap.), pričom až 80% z celkového objemu všetkých informácií sú neštruktúrované.

Chybou by však bolo predpokladať, že zavedením ECM systému budú vyriešené takmer všetky problémy s podnikovými dátami, informáciami. Cesta od doterajších zvyklostí ku zavedeniu komplexnému ECM systému je náročná. Aby ECM systém priniesol požadovaný prínos, je nevyhnutné začať od základov. Vytvoriť vhodnú infraštruktúru, zabezpečiť bezproblémovú komunikáciu medzi systémami, navrhnúť najvhodnejší model obehu a spracovania dokumentov, a vytvoriť systém pre ich jednoduchý monitoring.

Preto, aby projekt nasadenia ECM systému bol úspešný je potrebné zvážiť viaceré rizikové faktory:
- Achillovou pätou úspechu ECM riešenia sú samotní užívatelia. Až 51 % manažérov má negatívny postoj k procesným zmenám a 45% pracovníkov je málo ochotných zmeniť svoje návyky v prospech procesných zmien. 37,5% zamestnancov je skeptických voči iniciatíve na zmeny vo firme. (zdroj: National Academy of Public Administration Study).
- Napriek tomu, že ECM riešenie v konečnom dôsledku výrazne zjednoduší správu dokumentácie, je to len technológia, ktorej sa treba v určitej miere prispôsobiť. Preto sa nevyhnete zmenám v pracovných postupoch na všetkých úrovniach firmy. Pokiaľ nie sú zmeny vhodne prezentované užívateľom, reálne využitie novej aplikácie bude napredovať veľmi pomaly a s malým prínosom.

Ďalšie oblasti využitia ECM:
Možností ďalšieho rozvoja ECM riešení je niekoľko. Typickým príkladom je prepojenie správy dokumentov s hlavnými biznis aktivitami – napríklad správa zákazníckej dokumentácie ako podporný nástroj predaja a služieb. Prepojením ECM riešení s ďalšími podnikovými systémami a procesmi, napr. ERP riešenia, Business Intelligence alebo produkčné systémy tak získate prehľad vo všetkých typoch informácií a procese ich spracovania.

ECM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou v tých spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní firemnej dokumentácie. Správa dokumentov a ich obsahu už nie je len možnosťou ako riadiť biznis efektívne. Je nevyhnutnosť.

späť