Novinky
Business Process Management - Nestraťme sa v procesoch.
07.12.2007
Business Process Management - Nestraťme sa v procesoch.
AUTOR: Michal RUSKO, Business Delivery Manager, DATALAN
IT Systems 12/2007
Sme čoraz viac zaťažení každodennými operatívnymi úlohami. Spracovanie objednávok a žiadostí, schvaľovanie individuálnych podmienok, aktivácia služieb zákazníkom... Ako sprehľadniť a zjednodušiť procesy? Jednou z možností je zavedenie Business Process Management (BPM) riešení. Tieto systémy riadia procesy naprieč celou spoločnosťou a zjednodušujú spoluprácu ľudí a systémov.
Čo je to BPM?
Riadenie procesov nie je žiadnou novinkou – už starovekí Gréci priniesli niekoľko prevratných noviniek pri koordinácii prác pri stavbách budov, či nalodení nákladu na loď. Relatívne nové je technologické zabezpečenie procesov a ich monitoring.
Za BPM riešenia sa často považujú systémy zamerané na obeh dokumentov vo firme. Inovatívne BPM riešenia umožňujú vytvárať, vykonávať, riadiť a monitorovať oveľa komplexnejšie procesy, pričom hľadajú efektívne riešenia, schopné prispôsobiť sa meniacemu sa prostrediu.
Pre BPM riešenia je typické:
- Interakcia s ľuďmi
- Spolupráca s viacerými systémami
- Riadenie dynamických úloh a zmien (a ponúknutie najvhodnejšej možnosti)
BPM je zostava softvérových komponentov slúžiaca na modelovanie, vykonávanie a meranie implementovaných procesov organizácie. BPM poskytujú viaceré možnosti:
- Grafické modelovanie procesov
- Nástroje pre analýzu procesov
- Nástroje pre biznis pravidlá
- Simulácia a optimalizácia procesov
- Integrácia s informačnými systémami organizácie
- Úzke prepojenie so systémami na správu dokumentov (ECM)
Ktoré procesy sú typickými kandidátmi na BPM?
BPM riešenia sú výhodné najmä pre väčšie spoločnosti a procesne orientované firmy kde nie je jednoduché sledovať toky informácií smerujúcich v rámci organizácie a mimo nej.
Procesy, ktoré sú súčasťou firmy môžeme rozdeliť na štruktúrované, s pevne stanovených krokov a postupnosti a neštruktúrované, ktoré obsahujú inovatívne postupy, respektíve ad-hoc procesy. Staršie systémy boli zamerané práve na štruktúrované procesy, a vo väčšine prípadov neumožňovali výnimky. V praxi to často krát spôsobovalo komplikácie pri potrebe neštandardného spracovania, napríklad vytvorenie špecifickej zmeny na osobnom účte. Výhodou nových BPM riešení je práve podpora neštruktúrovaných biznis procesov. Jednoduché modelovanie umožňuje vytvárať nové postupy, a flexibilne upravovať existujúce tak, aby firma dokázala okamžite reagovať na zmeny na trhu.
Zákaznícke zostavy procesov sú zamerané na biznis aktivity krátkodobého charakteru a sú viac orientované na ľudskú interakciu, komunikáciu medzi systémami, alebo oboje. Typickým príkladom je:
- Evidencia nových zákazníckych registrácií
- Aktivácia služieb
- Spracovanie objednávok a platieb
- Pripomienkovanie a schválenie zmien v zákazníckych programoch
- Riadenie služieb – úvery, transakcie, účty, platby
BPM zostavy pre BackOffice aktivity sú prevažne zamerané na integráciu systémov v heterogénnom prostredí a zabezpečujú bezproblémový priebeh spracovania všetkých podporných aktivít v internom prostredí firmy. BackOffice procesy sú často závislé od vstupov a procesov z viacerých externých systémov, ktorých spracovanie koordinujú.
Typickým príkladom je:
- Likvidácia faktúr
- Riadenie nákupu
- Investičné riadenie projektov
- Prijatie zamestnanca do firmy
- Schvaľovanie a preplácanie osobných výdavkov, dovoleniek, Backoffice procesy Výber finančných procesov:
Hosting BPMS - riadenie procesov ako služba
Ďalšou možnosťou ako riadiť procesy je Hosting BPMS. Je výhodný najmä pre spoločnosti, ktoré využívajú nástroje BPM nárazovo, alebo len ich špecifickú časť. Business Process Management Services umožňuje outsourcovať celú technológiu a zároveň zabezpečuje technickú podporu BPM riešení. Zjednodušene, môžete si „prenajať“ set procesov zameraných napríklad na spracovanie objednávok a riadenie úhrad. Celá technológia a zabezpečenie procesov budú na strane dodávateľa, vy si objednávate len spoľahlivú službu.
Čo firmy ocenia na BPM riešeniach?
- V niektorých prípadoch odstránia až 80% manuálnych krokov
- Samoobslužné - self-service prostredie pre zamestnancov a zákazníkov
- BPM riešenia podporujú riadenie unikátnych postupov pomocou ad-hoc procesov. Ich výhodou je, že dokážu celý proces monitorovať a vyhodnotiť.
- Niektoré zmeny v procese je možné vytvoriť do 10 minút
BPM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní procesov v rámci firmy, ako aj pri spolupráci s veľkým počtom zákazníkov a obchodných partnerov. BPM riešenia sa stanú prirodzenou súčasťou firmy, ktorá bude spájať biznis s IT systémami. DATALAN, a.s., ako jedna z kľúčových inovačných spoločností v oblasti IT, má bohaté skúsenosti s procesne orientovaných riešeniami u popredných finančných spoločností na slovenskom trhu.